IDEA PROYECTO DEL SISTEMA QUE OFRECEMOS
A fin de lograr la simplificación administrativa del sector compras del cliente, disminuir el volumen de papeles utilizados hoy para su gestión, e incorporar una nueva herramienta financiera, imaginamos la intervención en línea de los sectores que preparan solicitudes de compra.
Nuestro sistema cuenta con aplicaciones cuyas interfaces permiten un armado ágil de los pedidos, una mirada amplia de las solicitudes pendientes, con pantallas de detalle simples, aprovechando los recursos disponibles en el cliente, en particular redes, comunicaciones, y descripción de materiales a extraer de archivos digitales en uso.
En el marco del enfoque enunciado y sobre la base de la información que recibamos, del análisis digital, documental y tecnológico, y del alcance que fije la dirección del cliente se podrán implementar los siguientes módulos:
1. Confección y emisión de pedidos internos
2. Gestión de Compras
3. Pago a proveedores
4. Flujo de caja – Componente Compras
Los módulos y sus interfaces enunciados precedentemente nutren la base de datos de compras.
A partir del modelo de datos del sistema surgirán requerimientos de preparación, migración o carga de datos existentes en el cliente a fin de disminuir la escritura en las solicitudes de compra
Para el seguimiento de pedidos, resultan de interés la fecha de necesidad y las prioridades fijadas por la dirección del cliente. Ambos indicadores asociados a distintos colores conforman algunas de las alarmas visuales del sistema.
Confección y emisión de pedidos internos
El módulo está pensado para todos los sectores que generen solicitudes de compra, tal que cada sector pueda servirse de especificaciones de materia prima, materiales diversos, otros insumos y servicios habituales necesarios para realizar las tareas que les competen.
A los efectos del párrafo anterior, los sectores deberán contribuir con recursos para ampliar la base de especificaciones, todas las ayudas para minimizar la escritura de ítems de pedidos serán independientes, si fuera necesario, de las bases de códigos existentes, la aplicación ofrecida no prevé tratamientos de consistencia en esto, y se podrá adoptar o no los criterios de codificación del cliente a fin de simplificar la carga de solicitudes.
Cuenta con un borrador en línea que permite modificar, editar y completar durante el tiempo que decida cada sector, la solicitud de compra.
Una vez completado y revisado, el borrador se convierte en solicitud haciéndose visible para su tratamiento por las demás instancias.
La definición de perfiles de usuario y el reconocimiento de claves como firmas permite la asignación del pedido a un centro de costo.
La selección de la cuenta de aplicación por el sector completa los datos de imputación contable.
La asignación automática de proveedores ya vinculados a productos, y las prestaciones de seguimiento de solicitudes hasta su cumplimiento, completan la aplicación.
Gestión de Compras
Mediante asignación de colores y estados de procesamiento se facilita la identificación del grado de cumplimiento de tareas en cada etapa, y el seguimiento de cada pedido durante su ciclo de vida.
Evaluación y completamiento de solicitudes
Armados los requerimientos de cada sector surge una primera instancia de evaluación y completamiento de solicitudes.
Para ello la posibilidad de ordenar por cualquier campo de pantalla facilita el tratamiento de las solicitudes según el criterio necesario para la ocasión.
La selección de una solicitud permite su visualización completa en pantalla.
Desde aquí podrá completarse la asignación de proveedores u otros datos faltantes para lo cual están previstos procedimientos u opciones.
Está previsto suspensión, cancelación y reversión de solicitudes y/o ítems.
Finalmente las solicitudes aprobadas y completas serán tratadas para solicitar cotización y plazos de entrega.
Cotización y pedidos de compra
En esta etapa se visualizan sólo las solicitudes aprobadas y con datos para cotización completos. Esto significa que cada producto tendrá asignados los potenciales proveedores, e identificado el medio de comunicación a emplear (correo electrónico, fax, etc.).
Se mantiene la posibilidad de selección de una solicitud permitiendo su visualización completa en pantalla, y de ordenar por cualquier campo.
Las solicitudes de cotización y plazos de entrega a proveedores se presentan en pantalla con opciones de activación / desactivación de ítems, con capacidad de agruparlas por proveedor o pedido, y posibilidad de cambiar el medio de comunicación asignado por defecto.
El sistema contempla múltiples cotizaciones por producto, y la capacidad de gestionar y seguir entregas parciales y programadas. En particular las últimas atienden facilidades de seguimiento para Pago a Proveedores.
Las cotizaciones, plazos y condiciones de venta de proveedores se cargan manualmente.
Una vez recibida la cotización, el sistema confronta la misma con el último precio del historial calculando diferencias.
La comparación de diferencias de precio con los rangos de tolerancia registrados en la tabla de parámetros activará las alarmas visuales correspondientes.
Una nueva selección de pedidos cotizados, posibilita el envío de las órdenes de compra con tratamiento similar al de solicitudes de cotización. Las órdenes de compra emitidas se identifican como pendientes.
Los atributos del formulario de cotización incluyen los del Pedido de compra y otros necesarios para su procesamiento.
Hasta el envío, se mantiene la capacidad de edición, suspensión, cancelación, y reversión, incluyendo vuelta a etapas anteriores.
El tratamiento de importaciones es semejante al del mercado local, con la salvedad que los textos y especificaciones pueden ser en inglés, al igual que los textos para ordenes de transferencia.
Los servicios de despacho a plaza podrán ser tratados como ítems de pedido y agregados a la base de datos correspondiente incluyendo textos predefinidos e inventarios de documentación de importación.
Pedidos de compra pendientes
Se visualizan los registros de pedido con posibilidad de ver los ítems que lo componen al seleccionarlos. Las alarmas visuales se mantienen vigentes.
A fin de poder hacer el seguimiento de las órdenes de compra, cada área o sector debe registrar su cumplimiento.
El sector recepción de mercaderías deberá marcar el arribo al cliente, y cada sector su propia recepción de materiales, compras el registro del remito del proveedor y remisión de documentación a Pago a Proveedores, y así sucesivamente.
Los pedidos estarán visibles hasta su cumplimiento total, la cancelación de obligaciones con el proveedor a cargo de Pago a Proveedores. La carga de factura y fecha de registro del área de proveedores da por cumplidos pedidos o ítems de pedido.
Está prevista la edición de pedidos por diferencias de cantidad, envase, o unidades / cantidad por envase salvando así las dificultades que presenta el seguimiento de los pedidos de compra programados, en cuanto a cambio de cantidades, entregas parciales de los parciales, cambios de prioridades, etc., que obligan a escribir infinidad de observaciones que finalmente dificultan la comprensión de lo realmente recibido.
Pago a proveedores
Desde la visualización de pedidos pendientes, la selección de un pedido permite su visualización completa en pantalla a fin de no perder el contexto de origen, incluyendo alarmas visuales.
Para facilitar el tratamiento de los pedidos por parte de Pago a Proveedores se implementaron
Capacidades para Identificar/ ordenar / Filtrar, por condiciones de pago:
Cuentas corrientes
Pago contra entrega / retiro de mercadería
Los campos fecha asiento factura y Nro. de factura llenos indican cumplimiento completo del pedido. Sin embargo se agrega un comando para confirmar el cumplimiento de pedidos/ítems
Si se adelantan valores, esa situación es visible.
A fin de lograr la simplificación administrativa del sector compras del cliente, disminuir el volumen de papeles utilizados hoy para su gestión, e incorporar una nueva herramienta financiera, imaginamos la intervención en línea de los sectores que preparan solicitudes de compra.
Nuestro sistema cuenta con aplicaciones cuyas interfaces permiten un armado ágil de los pedidos, una mirada amplia de las solicitudes pendientes, con pantallas de detalle simples, aprovechando los recursos disponibles en el cliente, en particular redes, comunicaciones, y descripción de materiales a extraer de archivos digitales en uso.
En el marco del enfoque enunciado y sobre la base de la información que recibamos, del análisis digital, documental y tecnológico, y del alcance que fije la dirección del cliente se podrán implementar los siguientes módulos:
1. Confección y emisión de pedidos internos
2. Gestión de Compras
3. Pago a proveedores
4. Flujo de caja – Componente Compras
Los módulos y sus interfaces enunciados precedentemente nutren la base de datos de compras.
A partir del modelo de datos del sistema surgirán requerimientos de preparación, migración o carga de datos existentes en el cliente a fin de disminuir la escritura en las solicitudes de compra
Para el seguimiento de pedidos, resultan de interés la fecha de necesidad y las prioridades fijadas por la dirección del cliente. Ambos indicadores asociados a distintos colores conforman algunas de las alarmas visuales del sistema.
Confección y emisión de pedidos internos
El módulo está pensado para todos los sectores que generen solicitudes de compra, tal que cada sector pueda servirse de especificaciones de materia prima, materiales diversos, otros insumos y servicios habituales necesarios para realizar las tareas que les competen.
A los efectos del párrafo anterior, los sectores deberán contribuir con recursos para ampliar la base de especificaciones, todas las ayudas para minimizar la escritura de ítems de pedidos serán independientes, si fuera necesario, de las bases de códigos existentes, la aplicación ofrecida no prevé tratamientos de consistencia en esto, y se podrá adoptar o no los criterios de codificación del cliente a fin de simplificar la carga de solicitudes.
Cuenta con un borrador en línea que permite modificar, editar y completar durante el tiempo que decida cada sector, la solicitud de compra.
Una vez completado y revisado, el borrador se convierte en solicitud haciéndose visible para su tratamiento por las demás instancias.
La definición de perfiles de usuario y el reconocimiento de claves como firmas permite la asignación del pedido a un centro de costo.
La selección de la cuenta de aplicación por el sector completa los datos de imputación contable.
La asignación automática de proveedores ya vinculados a productos, y las prestaciones de seguimiento de solicitudes hasta su cumplimiento, completan la aplicación.
Gestión de Compras
Mediante asignación de colores y estados de procesamiento se facilita la identificación del grado de cumplimiento de tareas en cada etapa, y el seguimiento de cada pedido durante su ciclo de vida.
Evaluación y completamiento de solicitudes
Armados los requerimientos de cada sector surge una primera instancia de evaluación y completamiento de solicitudes.
Para ello la posibilidad de ordenar por cualquier campo de pantalla facilita el tratamiento de las solicitudes según el criterio necesario para la ocasión.
La selección de una solicitud permite su visualización completa en pantalla.
Desde aquí podrá completarse la asignación de proveedores u otros datos faltantes para lo cual están previstos procedimientos u opciones.
Está previsto suspensión, cancelación y reversión de solicitudes y/o ítems.
Finalmente las solicitudes aprobadas y completas serán tratadas para solicitar cotización y plazos de entrega.
Cotización y pedidos de compra
En esta etapa se visualizan sólo las solicitudes aprobadas y con datos para cotización completos. Esto significa que cada producto tendrá asignados los potenciales proveedores, e identificado el medio de comunicación a emplear (correo electrónico, fax, etc.).
Se mantiene la posibilidad de selección de una solicitud permitiendo su visualización completa en pantalla, y de ordenar por cualquier campo.
Las solicitudes de cotización y plazos de entrega a proveedores se presentan en pantalla con opciones de activación / desactivación de ítems, con capacidad de agruparlas por proveedor o pedido, y posibilidad de cambiar el medio de comunicación asignado por defecto.
El sistema contempla múltiples cotizaciones por producto, y la capacidad de gestionar y seguir entregas parciales y programadas. En particular las últimas atienden facilidades de seguimiento para Pago a Proveedores.
Las cotizaciones, plazos y condiciones de venta de proveedores se cargan manualmente.
Una vez recibida la cotización, el sistema confronta la misma con el último precio del historial calculando diferencias.
La comparación de diferencias de precio con los rangos de tolerancia registrados en la tabla de parámetros activará las alarmas visuales correspondientes.
Una nueva selección de pedidos cotizados, posibilita el envío de las órdenes de compra con tratamiento similar al de solicitudes de cotización. Las órdenes de compra emitidas se identifican como pendientes.
Los atributos del formulario de cotización incluyen los del Pedido de compra y otros necesarios para su procesamiento.
Hasta el envío, se mantiene la capacidad de edición, suspensión, cancelación, y reversión, incluyendo vuelta a etapas anteriores.
El tratamiento de importaciones es semejante al del mercado local, con la salvedad que los textos y especificaciones pueden ser en inglés, al igual que los textos para ordenes de transferencia.
Los servicios de despacho a plaza podrán ser tratados como ítems de pedido y agregados a la base de datos correspondiente incluyendo textos predefinidos e inventarios de documentación de importación.
Pedidos de compra pendientes
Se visualizan los registros de pedido con posibilidad de ver los ítems que lo componen al seleccionarlos. Las alarmas visuales se mantienen vigentes.
A fin de poder hacer el seguimiento de las órdenes de compra, cada área o sector debe registrar su cumplimiento.
El sector recepción de mercaderías deberá marcar el arribo al cliente, y cada sector su propia recepción de materiales, compras el registro del remito del proveedor y remisión de documentación a Pago a Proveedores, y así sucesivamente.
Los pedidos estarán visibles hasta su cumplimiento total, la cancelación de obligaciones con el proveedor a cargo de Pago a Proveedores. La carga de factura y fecha de registro del área de proveedores da por cumplidos pedidos o ítems de pedido.
Está prevista la edición de pedidos por diferencias de cantidad, envase, o unidades / cantidad por envase salvando así las dificultades que presenta el seguimiento de los pedidos de compra programados, en cuanto a cambio de cantidades, entregas parciales de los parciales, cambios de prioridades, etc., que obligan a escribir infinidad de observaciones que finalmente dificultan la comprensión de lo realmente recibido.
Pago a proveedores
Desde la visualización de pedidos pendientes, la selección de un pedido permite su visualización completa en pantalla a fin de no perder el contexto de origen, incluyendo alarmas visuales.
Para facilitar el tratamiento de los pedidos por parte de Pago a Proveedores se implementaron
Capacidades para Identificar/ ordenar / Filtrar, por condiciones de pago:
Cuentas corrientes
Pago contra entrega / retiro de mercadería
Los campos fecha asiento factura y Nro. de factura llenos indican cumplimiento completo del pedido. Sin embargo se agrega un comando para confirmar el cumplimiento de pedidos/ítems
Si se adelantan valores, esa situación es visible.
Flujo de caja
A partir de la base de datos de compras se prepara la información para satisfacer el siguiente diseño de registro
Datos de interésFECHA DE ORIGEN
FECHA DE VENCIMIENTO
NUMERO DE PEDIDO
DESCRIPCION SENCILLA
PROVEEDOR
IMPORTE
TOTAL CON IVA
ACUMULADO
Los datos de interés se exportan en formato Excel a una carpeta a definir por el Gerente Financiero del cliente. La ubicación se agregará a la tabla de parámetros para prever cambios de ubicación.
La generación de este archivo Excel es a comando.
En el archivo a exportar se mostrarán los pedidos de compra pendientes de acuerdo a las siguientes pautas:
1. Se visualiza en el momento de emitir el pedido de compra al proveedor.
2. Deja de verse en el Flujo de caja cuando se genera el pasivo para cancelar la obligación.
La definición anterior en el contexto de las tareas de tesorería y pago a proveedores es para el caso de pagos anticipados (valor contra retiro / entrega):
El pedido se mantiene visible hasta que Tesorería emite la orden de pago.
En cambio, para el caso de cuentas corrientes en condiciones habituales, el proveedor entrega la mercadería o prestación y presenta la factura antes de recibir el pago.
En esta situación el cliente balancea lo que recibe con la factura generando el pasivo correspondiente.
El pedido se mantiene visible hasta que Pago a proveedores carga la factura del proveedor.
Con Pago a Proveedores y tesorería se ajustará un procedimiento para satisfacer las demandas de Gerencia Financiera respecto del Flujo de Fondos.
Requerimientos
El sistema es del tipo cliente servidor sobre plataforma MS Windows 2000 Server o superior, motor de base de datos MS SQL 2000 server o superior, y puestos de trabajo MS Windows 2000 Profesional o posterior.
Necesitamos contar con acceso remoto al servidor y a dos PCs destinadas a customización, pruebas y ajustes.
Las dos PCs deben ser exclusivas para el equipo de implementación, una con las herramientas de Visual Studio, Cristal, y SQL, y la otra con las configuraciones de un puesto ordinario para probar en ambiente real.
La Dirección del cliente podrá durante la etapa de customización, proveer las reglas para fijar prioridades de compra e indicadores de seguimiento.
Decisión de agregar o no a los productos formalmente codificados los materiales y servicios de uso habitual en sectores especiales.
Para asignar códigos de centro de costo se tomarán los que están en uso hoy. Se deberán considerar las capacitaciones o simplificaciones necesarias para su empleo eficaz por parte de usuarios no calificados, y asegurar la actualización consistente de los datos.
La tabla de Proveedores deberá cargarse durante la operación o contratando un data entry.
Las migraciones y otros tratamientos de datos se cotizarán aparte y como adicionales a esta propuesta.
PLAZO ESTIMADO DE ENTREGA
Plazo estimado de puesta en operación 150ds.
Se estima que a los cuatro meses, ya estarán operativos los módulos centrales del sistema.
Soporte de garantía sin cargo sobre errores de programación 90 días posteriores a la operación. El plazo es a los fines de no dilatar la entrega definitiva. Luego de este plazo se dará soporte según acuerdos a convenir con el cliente.
